Papierloses Büro

Hat einer von euch Erfahrung damit ? Bei mir steht der Betrieb einer zweiten Firma ab 2019 auf dem Programm und ersticke jetzt schon in Papier. Ich brauche eigentlich eine Lösung wo die unterlagen wenigstens mit einer Verschlagwortung ablegen kann. Sonst sucht man sich da ja den Wolf.

Seit ca 6 Jahren benutze ich nur noch die Datenkrake google drive. Scannen, Stichworte eingeben, wegschmeissen. Bankstatements kommen von meiner Bank elektronisch mit digitaler Unterschrift versehen. Nur das Steueramt will dann dass ich den Quatsch ausdrucke. 

Allerdings habe ich noch einen ganzen Raum voller Ordner meiner letzten Firma. Muss wohl mal ein schönes Feuerchen machen.

Ich mach das seit einigen Jahren wie folgt - ich habe einen Office 365 Abo (kostet umgerechnet monatlich ein paar €),
dazu einen sehr schnellen Scanner (abhängig von deiner Papiermenge - kannst auch einen einfachen nehmen), da kannst 
du dann bspw. 20 Seiten in ein paar Sekunden scannen lassen und lege das dann ab in dem 1 TB pro Office Account 
(5 Stück beinhaltet das Office 365 Abo - ergo 5 TB)......das ganze schlüsselst dann pro Firma auf und bist 
eigentlich schon recht sicher (einigermaßen schnelle Leitung vorausgesetzt - in meinem Fall Vodafone - ehemals
Kabel Deutschland mit 500 Mbit und (wichtiger) 53 Mbit Upstream.

Dann eine entsprechende Verzeichnisstruktur online anlegen, einmal im Monat Back ziehen auf ne externe FP,
dann ist man schon sehr, sehr safe unterwegs - 100 % gibts nirgends   Das meiste was dann an Papier da ist,
hau ich durch den Schredder unterm Schreibtisch. Somit bin ich nahe an einem papierlosen Büro, bis auf das
was das FA braucht für die Erklärung.

Nebenbei erschlage ich damit die Frage nach aktuellem Officepaket - wenn man dann noch Office Insider mitmacht,
bekommt man sehr früh neue Sachen - wie bspw. die neuen Datentypen - ruhig mal das Video im Link anschauen -
was sicher für die meisten hier sehr interessant sein wird 

Ich weiss das viele mehr auf Linux schwören - ich habe die Erfahrung für mich persönlich gemacht, das es
dauerhaft stabiler ist, sich in der MS Welt aufzuhalten und die paar € monatlich in die Hand zu nehmen

https://support.office.com/en-us/article...a89e210877

Allerdings habe ich noch einen ganzen Raum voller Ordner meiner letzten Firma. Muss wohl mal ein schönes Feuerchen machen.

Das hab ich diesen Sommer auch gemacht, Feuerkorb und ca. 270 Din A4 Ordnerinhalte durchgefeuert,....
Nun hab ich fast einen ganzen Raum mehr im 1. Stock 

Die Ordner, die ich noch eingelagert habe, werden von der Firma wo die eingelagert sind jetzt nach Ablauf
der 10 Jahre auch grade durch den Schredder gegangen dort vor Ort 

Kommt auf den Umfang an. Wichtig ist eine gute OCR-Erkennung und eine schnelle Volltextsuche.

Für kleinere Mengen im Windows-Umfeld nutze ich Paperport.
- OCR super
- die Dateien sind wahnsinnig klein (100k pro Seite, inkl. Bild und OCR-Text)
- ganz leidliche Volltextsuche

Habe für das Linux-Umfeld noch nichts vernünftiges gefunden.

Ich weiss das viele mehr auf Linux schwören - ich habe die Erfahrung für mich persönlich gemacht, das es
dauerhaft stabiler ist, sich in der MS Welt aufzuhalten und die paar € monatlich in die Hand zu nehmen

Hört man selten   Aber warum auch nicht wenn es Funktioniert sollte dich auch keiner bekehren   Wie machst du das mit der Information an die Kundschaft wegen der Server im Ausland ? Eigentlich hatte ich Google Drive oder Dropbox ins Auge gefasst fällt bei mir aber wegen den Server Standorten aus. Und ich habe ja unheimlich viel mit Kundendaten zu tun.

Im Moment hab ich da noch keine Idee. Vielleicht eine Owncloud auf den Homeserver laufen lassen ? Oder einfach nur einen Fileserver ?

Kommt auf den Umfang an. Wichtig ist eine gute OCR-Erkennung und eine schnelle Volltextsuche.

Für kleinere Mengen im Windows-Umfeld nutze ich Paperport.
- OCR super
- die Dateien sind wahnsinnig klein (100k pro Seite, inkl. Bild und OCR-Text)
- ganz leidliche Volltextsuche

Habe für das Linux-Umfeld noch nichts vernünftiges gefunden.

Wen du da mal was mitbekommst wäre ich dir dankbar wenn du es mich wissen lässt   Bei mir fallen die Windows Lösungen aus da ich schon seit vielen Jahren zu 100% in jedem Bereich auf Linux setze, egal ob Privat oder Geschäftlich.

Ich weiss das viele mehr auf Linux schwören - ich habe die Erfahrung für mich persönlich gemacht, das es
dauerhaft stabiler ist, sich in der MS Welt aufzuhalten und die paar € monatlich in die Hand zu nehmen

.....Wie machst du das mit der Information an die Kundschaft wegen der Server im Ausland ? Eigentlich hatte ich Google Drive oder Dropbox ins Auge gefasst fällt bei mir aber wegen den Server Standorten aus. Und ich habe ja unheimlich viel mit Kundendaten zu tun.....

Im Moment hab ich da noch keine Idee. Vielleicht eine Owncloud auf den Homeserver laufen lassen ? Oder einfach nur einen Fileserver ?

Ich hatte nie Probleme damit ob die Server im Ausland stehen, ist aber auch schon eine ganze Weile her,...wenn es was stabiles - eigenes und einfach zu wartendes sein soll,
dann schau dir mal die NAS von QNAP an - dann hast du das Thema Datensicherheit gleich mit erschlagen (auch Virtualisierung geht mit den größeren Geräten super mittlerweile),
die QNAPs haben einen Cloudservice mit bei - leicht zu administrieren...aber vielleicht ist das auch schon zu groß - kennen die Größe deiner Unternehmen dahinter ja nicht   
Aber das wäre bspw. ein gangbarer Weg....

Was das Thema MS angeht, ich bin auch Linux affin, habe aber wirklich im Laufe der Jahre das Gefühl bekommen, das wenn alles läuft die Linux Welt auch super
stabil, wenn nicht gar stabiler läuft, seit WIN10 jedoch hat MS da auch stark aufgeholt. Funktioniert aber mal was nicht, dann hat man bei MS einfach größere Chancen,
das man das in absehbarer Zeit auch gefixt bekommt. Ausserdem habe ich für mich im Laufe der Jahre auch festgestellt, das ich keine Lust mehr habe mich allzuviel
mit Administration usw. zu beschäftigen, Plug&Play für Betriebssystem und Office ist mir mittlerweile lieber. Excel ist in meinen Augen weder von google, noch
den Linuxderivaten zu schlagen - und das nutze ich nun mal im Alltag am meisten.....aber ich kann das auch verstehen wenn man Linux da unterstützt, ist
sicher auch nicht verkehrt 

Wie gesagt, für mich als Privatier genügt google drive.

Vielleicht findest Du hier was: https://www.linuxlinks.com/documentmanagementsystems/

Ich weiss das viele mehr auf Linux schwören - ich habe die Erfahrung für mich persönlich gemacht, das es
dauerhaft stabiler ist, sich in der MS Welt aufzuhalten und die paar € monatlich in die Hand zu nehmen

.....Wie machst du das mit der Information an die Kundschaft wegen der Server im Ausland ? Eigentlich hatte ich Google Drive oder Dropbox ins Auge gefasst fällt bei mir aber wegen den Server Standorten aus. Und ich habe ja unheimlich viel mit Kundendaten zu tun.....

Im Moment hab ich da noch keine Idee. Vielleicht eine Owncloud auf den Homeserver laufen lassen ? Oder einfach nur einen Fileserver ?

Ich hatte nie Probleme damit ob die Server im Ausland stehen, ist aber auch schon eine ganze Weile her,...wenn es was stabiles - eigenes und einfach zu wartendes sein soll,
dann schau dir mal die NAS von QNAP an - dann hast du das Thema Datensicherheit gleich mit erschlagen (auch Virtualisierung geht mit den größeren Geräten super mittlerweile),
die QNAPs haben einen Cloudservice mit bei - leicht zu administrieren...aber vielleicht ist das auch schon zu groß - kennen die Größe deiner Unternehmen dahinter ja nicht   
Aber das wäre bspw. ein gangbarer Weg....

Betrieb 1
2 Geschäftsführer
10 angestellte Tendenz steigend.

Betrieb 2
In Gründung wird aber extrem Papier lasstik werden. Das es sich um ein Angebotsportal handelt. Anfragen Plus Bedarfserfassung dazu gehörende Mails eingehen Angebote und Rechnungen etc da fällt schon Ordentlich was an je Vorgang.